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Les fonctionnalités de LoReNa Administratif et financier

Portail Projet : Toutes les données de vos projets en un coup d'œil


Le Portail Projet fait la synthèse de toutes les données concernant le projet en question. Le portail est entièrement paramétrable, pour permettre à l'utilisateur, de visualiser en un coup d'œil les informations les plus pertinentes à son métier. Visualisez les dernières opérations financières, les derniers documents ajoutés, le planning des jours à venir, ou créez vos propres graphiques, à l'aide d'une interface SQL pour les plus aguerris. Grâce à ce portail clair et synthétique, LoReNa est un véritable outil d'aide à la décision pour les Responsables en Entreprise. alt=

Gestion Documentaire : Accédez aux documents associés à vos projets par un simple clic


L’acquisition des documents a été particulièrement étudiée afin de permettre une intégration extrêmement simple. Le document peut être associé au niveau de granularité le plus fin : une opération, une subvention, une écriture, un formulaire en particulier.

Les experts LoReNa, ont particulièrement soigné l’acquisition des documents. Elle peut se faire de 3 façons :

  • Téléchargement des documents déjà présents sur l’ordinateur ou le serveur (téléchargement multiple et quasi-instantané).
  • Numérisation des documents papiers : LoReNa est capable de piloter directement un scanner.
  • Envois de mails à un projet : LoReNa va intégrer simplement le mail et ses pièces jointes dans le projet, afin de ne perdre aucune information.
LoReNa, est capable d’associer vos données à toutes sortes de documents, qu’ils soient au format Word, Excel, Power Point, PDF, JPEG, PNG… .Par exemple, au niveau d'une opération comptable de vos projets, LoReNa stocke le devis, la commande, la facture du fournisseur, le contrat de garantie...LoReNa est l'outil idéal pour retrouver instantanément tous vos documents, sans avoir besoin de les chercher dans vos mails, votre arborescence ou vos fichiers partagés.Toutes les informations concernant cette ligne en particulier sont disponibles en quelques clics.


Suivi Budgétaire : Contrôlez l'aspect financier de vos projets

L’utilisation d’un budget est facultative. Elle permet d’avoir une vision financière synthétique d’un projet donné. Le Responsable peut suivre l’évolution des dépenses et des recettes et contrôler la compatibilité avec ce qui a été budgétisé. Le budget peut être géré au niveau de chaque projet, par les équipes dédiées à celui-ci. Elles peuvent constituer un prévisionnel et lorsqu'il est au point, le remonter dans le budget global.



Le portail Budget, entièrement configurable, présente les dernières opérations saisies, les derniers documents intégrés, des graphiques pour comparer les budgets réels et prévisionnels. Afin de simplifier le travail de saisie, les écritures prévisionnelles peuvent être importées à partir de documents externes provenant d’Excel ou de la comptabilité, par exemple, au format standard (CSV). De nombreux rapports et synthèses permettent d'avoir des extractions adaptées aux besoins de chacun.  



Workflow : La circulation de l'information


L’utilisateur se connecte sur LoReNa, pour faire sa demande (sur une interface uniquement dédiée à cela, s’il ne doit pas avoir accès aux autres informations). Celle-ci va suivre un parcours prédéfini suivant le fonctionnement de votre organisation, et LoReNa va prévenir par mail les différents vérificateurs, de manière simultanée ou hiérarchique. Ils auront ainsi la possibilité d’accepter ou de refuser la demande, et LoReNa informera le demandeur de la réponse à sa requête. Grâce à sa fonctionnalité Workflow, LoReNa va enrichir vos données en les rendant les plus vivantes possibles.

L’information va voyager entre les différents collaborateurs de votre organisation, en un simple clic. Les Workflows serviront par exemple, à la validation du lancement d’un projet par tous les Responsables de l'entreprise, le partage des documents entre collaborateurs… Le Workflow est totalement paramétrable, pour correspondre au fonctionnement de chaque organisation. L'utilisateur renseigne le futur parcours de l'information, les utilisateurs à prévenir, rédige son message, et envoie directement toutes ses données aux membres du parcours crée.



Notes & Alertes : Pour n'oublier aucune information


En plus des documents provenant de fichiers, de mails ou de scanner, des notes peuvent être associées à chaque écriture, à chaque action, à chaque niveau le plus fin dans LoReNa. Le texte contenu dans les notes est totalement indexé, ce qui permet une recherche aisée grâce à la fonction intégrée à LoReNa. LoReNa permet également d’insérer des alertes, pour se rappeler d’un évènement futur. L’utilisateur peut être prévenu à son entrée dans LoReNa, sur sa boite mail, dans son planning ou encore dans son agenda.

Création d'une alerte et d'une note au niveau de granularité le plus fin



GANTT : Visualisez l'avancement de vos projets


Pour planifier un projet ou un chantier dans LoReNa, le Responsable dispose de la fonctionnalité GANTT. Elle permet, de contrôler l’état d’avancement d’un projet. Visualisez en un coup d’œil, les tâches à accomplir, leur durée, et leur dépendance. L’utilisateur, peut soit visualiser le GANTT de tous les projets, soit d’un projet en particulier. Il gère les dépendances entre les tâches, la durée de celles-ci…

Le Responsable va pouvoir ensuite enrichir le GANTT en cliquant sur une barre de tâche, et en y affectant toute l’information essentielle à son métier : les utilisateurs concernés, les ressources et les documents associés, des notes et des alertes… Le GANTT permet également d’intégrer des formulaires personnalisés (construits par l’administrateur), pour avoir toute l’information essentielle à son activité La fonctionnalité GANTT, permet non seulement de visualiser l’avancement global d’un projet, mais aussi, d’avoir un accès à l’information, au niveau de granularité le plus fin (une tâche d’un projet ou d’un chantier).



Edition de Rapports : Cliquez, exportez, analysez...


Rapports

De nombreux rapports et synthèses permettent de suivre l’évolution des données, et de les comparer par rapport au prévisionnel. Les rapports peuvent être de trois types :

  • Prédéfinis, donc intégrés à LoReNa
  • Créés à la demande à l’aide d’une interface graphique
  • Générés à partir de requêtes SQL pour les informaticiens


Rapport avec bouton d'export vers Excel


Les rapports sont aussi éditables directement par des spécialistes de SQL Avec la fonction Rapports Express, un utilisateur non informaticien peut se créer simplement ses propres rapports et les enregistrer pour pouvoir les réutiliser ultérieurement. Tous ces rapports sont exportables vers Excel: cela apporte une  ouverture vers d’autres systèmes d’information ou une intégration des données dans des logiciels de mise en page...

Synthèses

Les synthèses sont des états paramétrables mis en formes à destination du navigateur ou de Word. Il en existe pour les budgets, les projets, les utilisateurs... 



Gestion des Ressources : Gérez les moyens matériels à votre disposition


Les Ressources servent à intégrer tout ce qui peut être consommé dans le cadre d’un projet. Il s’agit, selon les métiers concernés, de véhicules, d’engins, de logiciels, d’ordinateurs, de téléphones portables… Chaque ressource peut être associée à un coût horaire et à un coût à la journée afin de valoriser les temps passés. Le portail des Ressources permet à l’utilisateur d’avoir une vision synthétique des derniers évènements à propos de cette Ressource. Accédez aux derniers documents ajoutés, au planning de la ressource...



Création de Formulaires Personnalisés


La fonction Elément permet à l'utilisateur de se créer ses propres formulaires. L'utilisateur choisit les champs qu'il souhaite voir apparaitre, et dispose d'un formulaire adapté à son métier en quelques clics. Chacun va configurer ses Eléments en fonction de ses besoins propres. Les onglets « Eléments » sont disponibles à l’intérieur des menus Projets et Ressources.  Ils permettent de rendre LoReNa adapté aux besoins de chacun. Cela permet au Responsable, de retrouver facilement en quelques clics, l’information pertinente pour son métier. LoReNa permet également de créer son propre formulaire à l'intérieur d'une tâche d'un GANTT.  

Ainsi, en cliquant sur une tâche en particulier, l'utilisateur accède aux informations essentielles à son métier. LoReNa, permet ainsi d’intégrer toutes sortes de données, qu’elles soient ou non financières, pour répondre aux besoins de chacun.  

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